Privacy verklaring

Heart4Happiness verwerkt persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden en wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Downloads, nieuwsbrieven en informatieaanvragen

Wanneer je een brochure, e-book of andere gratis informatie aanvraagt, verwerken wij je naam en e-mailadres om het aangevraagde materiaal toe te sturen.

Je ontvangt alleen een nieuwsbrief wanneer je je daarvoor hebt aangemeld of wanneer wij je op grond van de wet mogen informeren over vergelijkbare eigen producten of diensten. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken.

De grondslag voor het toesturen van aangevraagd materiaal is het uitvoeren van jouw verzoek. Voor nieuwsbrieven is de grondslag doorgaans toestemming.

Contactaanvragen

Wanneer je het contactformulier invult, verwerken wij de gegevens die je zelf verstrekt, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.

Wij gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, contact met je op te nemen en, wanneer van toepassing, voorbereidende stappen te zetten voor een overeenkomst.

De grondslag is afhankelijk van je verzoek:

uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarop;
ons gerechtvaardigd belang om vragen en aanvragen zorgvuldig te beantwoorden;
toestemming, wanneer dat in een specifieke situatie nodig is.

Wij bewaren contactgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wanneer uit het contact een overeenkomst ontstaat, kunnen de gegevens onderdeel worden van de klant- of financiële administratie en geldt daarvoor een langere bewaartermijn.

Inschrijvingen, bestellingen en deelname

Wanneer je je inschrijft voor een training, workshop, lezing, e-learning of ander product, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam en contactgegevens;
bedrijfsnaam en functie;
factuuradres;
bestel-, deelname- en betaalgegevens;
een zakelijk order- of inkoopnummer;
gegevens die nodig zijn voor een certificaat, wanneer een certificaat wordt verstrekt.

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren, toegang te verlenen, de dienstverlening te organiseren en aan administratieve verplichtingen te voldoen.

Een geboortedatum vragen wij alleen wanneer dit voor een specifieke dienst, certificering of wettelijke verplichting noodzakelijk is. Voor gewone facturering is een geboortedatum doorgaans niet nodig.

Wettelijke verplichtingen en financiële administratie

Heart4Happiness verwerkt en bewaart gegevens wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor de financiële administratie en belastingaangiften.

Basisgegevens uit de financiële administratie, waaronder facturen en de debiteuren- en crediteurenadministratie, worden in beginsel zeven jaar bewaard. Voor bepaalde gegevens kan een afwijkende wettelijke termijn gelden.

Verplichte en vrijwillige gegevens

Je bent niet verplicht om meer persoonsgegevens te verstrekken dan noodzakelijk is. Voor sommige diensten zijn bepaalde gegevens echter onmisbaar. Zonder bijvoorbeeld een naam, e-mailadres, factuurgegevens of betaalinformatie kunnen wij een bestelling, inschrijving of overeenkomst mogelijk niet uitvoeren.

Bij formulieren geven wij waar mogelijk aan welke velden verplicht en welke vrijwillig zijn.

Delen van persoonsgegevens met derden

Heart4Happiness verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met externe dienstverleners wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Het kan bijvoorbeeld gaan om:

de website- en hostingprovider;
de leverancier van de online leeromgeving;
een e-mail- of nieuwsbriefdienst;
een betaalprovider of bank;
de boekhouder of administrateur;
IT- en beveiligingsdienstverleners;
trainers of samenwerkingspartners die bij een specifieke opdracht betrokken zijn;
overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe partij namens Heart4Happiness persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken in een verwerkersovereenkomst. Heart4Happiness blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldige selectie van deze dienstverleners.

Wij delen niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor de betreffende taak.